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Tonnay-Charente, le 4 mars 1993

Instructions pour la Maison de Tonnay-Charente

La comptabilité de cette agence comprend :
1° - 1 livre d'ordres
Ce livre doit être tenu à jour par l'agent responsable, car les renseignements qui y sont mentionnés sont indispensables pour l'établissement des factures.
2° - 1 livre d'expédition
Ce livre est le complément du livre d'ordres, et doit être tenu au jour le jour, relatant ainsi les expéditions faites dans la journée soit par eau, soit par fer.
3° - 1 livre des factures
Où doivent être consignées toutes les ventes faites chaque jour.
4° - 1 livre de débiteurs
Ce livre tenu à jour doit donner la position de chaque client et son importance.
5° - 1 livre de situations
Ce livre tenu à jour doit indiquer à n'importe quel moment les quantités de charbon devant exister en magasin.
6° - 1 livre des manutentions
Où doivent être couchées en détail les manutentions faites chaque jour.
7° - 1 livre de renseignements sur les clients
Ces renseignements sont confidentiels et fournis par la maison de Bordeaux.
8° - 1 livre de contrats
Où sont couchés les contrats avec les clients.
- Comptes à remettre à Bordeaux
Tous les samedis soir, copie du livre de caisse.
Lorsque la fin du mois tombe un lundi ou un mardi, on peut attendre, c'est-à-dire ne pas l'envoyer le samedi qui précède.
Toutes les fins de mois : Copie à la main
1° - copie de la caisse
2° - copie des ventes du mois
3° - copie de la situation des magasins
4° - copie des manutentions du mois (cette copie devra être prise sur le livre même)
Vapeurs. Il faut, dès que le nom d'un vapeur affrété est connu, il faut en aviser la gare (il y a des imprimés spéciaux) pour réserver le tour à l'appontement.
Pendant le déchargement, il faut établir et une feuille où sont couchés jours par jour les wagons avec leurs numéros au moment du passage à la bascule.
À mesure de l'expédition des wagons, on fait la sortie sur cette feuille, ce qui facilite le contrôle des wagons destinés au magasin.
Le lendemain ou le surlendemain du départ du vapeur, il faut demander au courtier le règlement de fret pour l'envoyer à Bordeaux.
Bien faire attention que le déchargement est payé par le capitaine suivant la charte-partie, mais généralement à raison de 1 franc par 1.000 kilos pour les provenances de Cardiff, 1 franc par 1.015 kilos pour les provenances d'Écosse.
Les déchargements doivent être suivis :
- par la douane pour les vapeurs d'Écosse,
- par un peseur juré pour les vapeurs de Cardiff.
En remettant le permis à la douane pour la déclaration du vapeur, il faut faire une demande sur papier timbré pour obtenir l'autorisation de travailler en dehors des heures réglementaires.
Aussitôt le déchargement d'un vapeur terminé, il faut s'occuper de faire rentrer les pièces de dépenses se rapportant à ce vapeur, de façon à en remettre le compte à Bordeaux aussitôt l'entrée en magasin du dernier wagon (généralement cela demande 8 ou 10 jours).
- Manutentions
Huit hommes sont employés journellement au magasin à raison de 3 francs l'un, ou 0,30 l'heure.
Ces 8 hommes avec le magasinier forment 3 brigades pouvant décharger en magasin au moins 2 wagons à la fois.
De plus, ils suffisent à tous les besoins journaliers du magasin.
En été, ce nombre pourra être diminué si les besoins du service n'exigent plus le même nombre d'hommes.
Mais, pour que le contrôle puisse mieux se faire par Bordeaux, à moins de nécessité absolue, il vaut mieux ne pas l'augmenter.
- Assurance contre les accidents
On retient aux hommes à la fin de la semaine en leur payant leurs journées, 2,75 % pour leur part dans l'assurance "Compagnie la Thémis".
Quand un homme se blesse, lui donner un bulletin annexé au carnet à souches destiné à cet effet ; il devra remettre ce bulletin à M. Oré, médecin de la Compagnie qui en informera cette dernière.